Algemene Bepalingen

  1. ALGEMENE BEPALINGEN
    1. Als deelnemende cateraar op evenementen in 2024, ga je automatisch akkoord met de Algemene (Inkoop)voorwaarden van This is Live. Dit geldt uiteraard ook voor derden (bijv. externe leveranciers) die de cateraar een dienst leveren op het festival.
    2. Indien de bepalingen in deze overeenkomst conflicteren met de algemene inkoopvoorwaarden prevaleert deze overeenkomst.
    3. Indien een clausule uit deze overeenkomst ongeldig wordt bevonden, tast dit niet de geldigheid van de gehele overeenkomst aan.
    4. Voor festivalterreinen gelden dezelfde wettelijke bepalingen als voor een bouwterrein. Tijdens showtijden geldt er een uitzondering hierop.
  1. WERWIJZE & REGELGEVING
    1. This is Live wil duidelijke richtlijnen en handvaten meegeven met betrekking tot de cateringactiviteiten op het festivalterrein. Het is in gezamenlijk belang dat de cateringactiviteiten op de hieronder genoemde evenementen kwalitatief, veilig en soepel verlopen, waarbij zowel organisatie als cateraar haar verantwoordelijkheid kent en neemt. Het is de verantwoordelijkheid van de cateraar om dit als zelfstandig & professioneel bedrijf goed voor elkaar te hebben.
    2. De cateraar verklaard hierbij op de hoogte te zijn van de actuele wettelijke hygiëne-eisen (HACCP + Allergenendeclaratie) en zal overeenkomstig handelen ten aanzien van personeel en inrichting alsmede de opslag, verwerking en levering van producten en is hier volledig verantwoordelijk voor. Informatie over de hygiëne-eisen kun je vinden op www.khn.nl.
    3. De cateraar verklaard hierbij op de hoogte te zijn van de actuele wettelijke eisen uit hoofde van de Arbowet- en regelgeving en zal overeenkomstig handelen.
    4. De cateraar verklaard hierbij op de hoogte te zijn en te voldoen aan de van toepassing zijnde wettelijke eisen die voortkomen uit de vergunning, waaronder de eisen van de dienstdoende brandweer. Waaronder, maar niet beperkt tot, de aanwezigheid van brandblusser(s).
  1. GAS
    1. De regelgeving voor het gebruik van gasinstallaties is per gemeente verschillend. Er ontbreekt hiervoor een richtlijn op landelijk niveau. Naast de brandweer kan ook de afdeling milieu, VWA en arbeidsinspectie controlerend optreden inzake gasinstallaties. Dit heeft tot gevolg dat This is Live geen sluitende richtlijn kan opzetten in deze overeenkomst.
  1. BRANDBLUSSER
    1. De cateraar garandeert de organisatie dat alle door de cateraar ingezette brandblusmiddelen voldoen aan de normen gesteld in NEN2559 en moeten voorzien zijn van een Rijks keurmerk. De cateraar vrijwaart This is Live van alle aansprakelijkheid, schade en/ of claims voortkomend uit of afgeleid van het niet correct functioneren van de blusmiddelen of afwijking van de gestelde normering.
    2. De cateraar verklaard hierbij dat alle medewerkers beschikken over voldoende kennis betreffende hoe te handelen bij calamiteiten.
    3. Brandblussers moeten bij aankomst op het evenemententerrein per verkooppunt geplaatst worden en duidelijk zichtbaar zijn voor derden. Bij constatering van onvolledig of incorrect blusmateriaal zal de cateraar ten alle tijden gesloten blijven.
  1. AFVAL
    1. De cateraar zal tijdens het festival zorgdragen dat al het eigen verpakkingsmateriaal direct wordt opge­ruimd. Het is enkel toegestaan om afval van de cateraar in backstagegebied te deponeren. Backstage worden meerdere afvaldepots ingericht waar de cateraar zijn afval in gescheiden fracties kan deponeren. De juiste afvalzakken hiervoor worden vooraf door de organisatie voorzien.
    2. De cateraar garandeert dat geen vetten of andere substanties worden gedeponeerd op het festivalterrein. Bij constatering zullen de schoonmaakkosten door de organisatie bij de cateraar in rekening gebracht worden.
    3. Voor de uitstraling én voor de verhoging van eigen omzet, vragen we de cateraars ook zelf de directe omgeving, zoals nabijgelegen tafeltjes e.d., van de verkoopstand schoon te houden.
  1. DISPOSABLES
    1. Het is verplicht om te werken met biologisch afbreekbare disposables. Glas, hard plastic en blik is niet toegestaan in publieksgebieden. Het is niet toegestaan om plastic borden, bestek en /of plastic roerstaaf­jes te gebruiken. Het gebruik van houten roerstaafjes is een eis.
    2. Cateraars moeten zich houden aan de NEN 13432 (composteerbaarheid) norm.
  1. WATER EN ELEKTRA
    1. De organisatie zal een aantal waterpunten aanleggen waarna de cateraar zelf zorgdraagt voor eventuele jerrycans e.d. Het is ook mogelijk om (tegen betaling) water toe/afvoer aan te vragen.
    2. De cateraar zorgt zelf voor verlichting in de verkoopstand in verband met zichtbaarheid ’s avonds.
    3. De organisatie zal een stroompunt aanleggen tot 10 meter van de verkoopstand, cateraar zorgt zelf voor de juiste verlengkabels en aansluiting.
    4. Bij storingen betreffende elektra en water dient de cateraar contact op te nemen met de contactpersoon van het evenement. De contactpersoon zal dan de stroom-/waterleverancier inlichten die vervolgens actie zal ondernemen. De cateraar neemt nooit zelf direct contact op met de stroom-/waterleverancier.
  1. VERKOOPPUNT
    1. De locatie van de verkoopstand wordt door de organisatie aangewezen. De locatie kan op basis van voortschrijdend inzicht ter plekke nog worden gewijzigd, een plattegrond is nooit bindend.
    2. Cateraar dient een half uur voor aanvang van het evenement operationeel te zijn.
    3. Het is de cateraar verboden sponsor- of reclame-uitingen “van derden” in of op de leveringslocatie te plaatsen. Uitzondering hierop is het eigen logo van de cateraar, dat op bescheiden wijze in de leveringslocatie kan worden aangebracht.
    4. Het is niet toegestaan om de verkoopstand uit te bouwen. De maten op de vooraf ingeleverde technische tekening zijn maatgevend.
    5. Het maken/produceren van (live)muziek door de cateraar is niet toegestaan.
  1. CONTROLE & AANSPRAKELIJKHEID
    1. De organisatie behoudt zich het recht voor om controles uit te voeren bij de cateraar. Deze controles vinden onder andere plaats op het gebied van, maar niet gelimiteerd tot: het niet aannemen van contante betaling, het naleven van de HACCP-normen, het schoonhouden van het verkooppunt- en backstagegebied, het naleven van de van toepassing zijnde wettelijke eisen, voorschriften en vergunningen etc. Bij het niet naleven van afspraken en/of normen zal de organisatie onherroepelijk optreden. Het verkooppunt kan direct gesloten of verwijderd worden.
    2. De cateraar is verplicht volledige medewerking te verlenen aan controles die uitgevoerd worden door bevoegde instanties, zoals de VWA, Brandweer, Arbeidsinspectie, Fiscus etc. Bij overtreding van de van toepassing zijnde regels en normen is de cateraar volledig aansprakelijk voor de gevolgen van niet-naleving. Daarnaast vrijwaart de cateraar de organisatie voor aansprakelijkheid van derden.
    3. De cateraar vrijwaart de organisatie van alle aansprakelijkheid met betrekking tot, maar niet gelimiteerd tot, de veiligheid en deugdelijkheid van apparatuur geleverd door de cateraar. Hieronder valt ook schade door diefstal, brand, molest en andere veroorzaakte schade. De cateraar dient zelf zorg te dragen voor eventuele afdoende verzekering.
  1. VOORBEREIDING THIS IS LIVE
    1. Voorafgaand aan elk evenement kan cateraar alle informatie aangaande het evenement zien en ontvangen in je persoonlijke Spreadsheet. Hierin staat o.a. informatie m.b.t. op/afbouw, plattegrond, werktijden, contactpersoon etc.
    2. Voorafgaand aan elk evenement ontvangt organisatie van de cateraar een overzicht van het assortiment, de bijbehorende prijzen, grammages en allergenen informatie.
    3. Het assortiment met bijbehorende prijzen dat vooraf is vastgesteld, dient gedurende het gehele evenement te worden gebruikt. Zonder overleg met de organisatie is het voor de cateraar niet toegestaan om afwijkend(e) (munt)prijzen of assortiment te hanteren.
    4. Prijzen dienen duidelijk aan publiek worden getoond door middel van een prijslijst. Deze prijslijst wordt door cateraar zelf verzorgd en dient goed zichtbaar te worden opgehangen.
    5. Het is de cateraar onder geen enkele voorwaarde toegestaan alcoholische producten op locatie te verwerken in haar producten en/ of te verkopen.
    6. Organisatie verzoekt cateraar om minstens 1 vegetarisch of veganistisch item aan te bieden.
    7. De cateraar dient de contactpersoon van de organisatie in te lichten indien (één van de) producten dreig(t)en uit te verkopen. Het is niet toegestaan om zonder overleg de outlet te sluiten wegens leegverkoop. Indien, in overleg met organisatie, wordt besloten te stoppen, dient de sfeerverlichting aan te blijven. Cateraar dient in dit geval duidelijk te maken aan bezoeker dat het verkooppunt gesloten is. Hierbij dient altijd 1 persoon aanwezig bij verkooppunt tot einde evenement(dag).
  1. ACCREDITATIE
    1. Alle accreditaties dienen vòòr de gestelde deadline te zijn aangevraagd via het accreditatiesysteem van organisatie. Indien cateraar niet in het bezit is van juiste accreditatie, heeft deze geen toegang tot het evenement. De bijbehorende bandjes kunnen worden opgehaald bij de accreditatiebalie.
    2. Cateraar verklaart dat de medewerkers zich enkel in backstagegebied bevinden wanneer dit voor werk gerelateerde zaken noodzakelijk is.
    3. Accreditaties zijn persoonsgebonden en zullen enkel worden meegegeven op vertoon van een geldig paspoort of identiteitskaart. LET OP! Een rijbewijs is voor de organisatie tijdens zowel de op- en afbouw periode als tijdens de festivaldagen géén geldig legitimatiebewijs. Het rijbewijs is een algemeen erkend identiteitsbewijs, maar in situaties waarin gegevens over verblijfsstatus en nationaliteit belangrijk zijn, kun je je er niet mee identificeren.
    4. Indien aanwezig kan erop aanvraag en tegen betaling, gebruik gemaakt worden van de Crew Camping plus faciliteiten.
    5. De Crew Camping is een tentencamping. Caravans, campers, mobile homes en andere zijn hier niet toegestaan.
    6. De cateraar verklaart dat er enkel medewerkers op de accreditatie staan en dit niet wordt gebruikt als gastenlijst. Indien cateraar deze bepalingen niet naleeft heeft de organisatie het recht, een direct opeisbare boete op te leggen van €1000,-, zegge duizend euro, dit kan verder oplopen met €300,- zegge driehonderd per persoon. Daarnaast riskeert cateraar directe uitsluiting van evenement en eventuele nog te komen evenementen. 
  1. AUTO’S & PARKEREN
    1. Het is alleen toegestaan om op de verharde servicewegen van het festivalterrein te rijden. Het is niet toegestaan om over het gras of houtenvlonders te rijden. De cateraar is verplicht het terrein op een voorzichtige en zorgvuldige wijze te betreden, zodat het in goede conditie blijft voor het publiek. Gezamenlijk dient ervoor te worden gezorgd dat het terrein in optimale toestand blijft. Bij niet naleving van deze bepaling kan een direct opeisbare boete van €500 worden opgelegd. Daarnaast riskeert cateraar verwijdering van het terrein.
    2. Het plaatsen van verkoopwagens en koelwagens dient ALTIJD te gebeuren onder begeleiding van een vertegenwoordiger van organisatie. Bij aankomst op het festivalterrein meldt je je bij de dienstingang festivalterrein. Dan wordt contactpersoon opgeroepen om je op te vangen en te begeleiden. Indien de dienstingang niet bemand is neem je telefonisch contact op met je contactpersoon. Het is ten strengste verboden zonder begeleiding het terrein op te gaan.
    3. Het is niet toegestaan om naast je standplaats te parkeren. Er mag slechts stilgestaan worden ten behoeve van in/uitladen. De voertuigen dienen daarna op de vooraf afgesproken plek te worden geparkeerd. Op het terrein is een wegsleepregeling van kracht.
    4. Aanleveren van goederen dient te gebeuren vóór het festivalterrein opengaat voor publiek. Het aanleveren van goederen kan alleen als de wagen in het bezit is van de juiste accreditatie. Deze is aan te vragen via het accreditatiesysteem. Kenteken van leveranciers moet van tevoren worden doorgegeven aan organisatie.
  1. SOCIAL MEDIA PROTOCOL
    1. Het is ten strengste verboden om foto’s en/ of video’s online te zetten van, maar niet gelimiteerd tot, polsbandjes, parkeerkaarten, het festival betaalmiddel en andere gevoelige informatie. Daarnaast is het ten strengste verboden om voor opening van het event, foto’s en/ of video’s van het festivalterrein of stages online te publiceren.
    2. Het is enkel toegestaan foto’s te maken van publiekstoegankelijke plekken en zaken.
  1. AFDRACHT PER EVENEMENT
    1. In geval van muntverkoop zal cateraar haar producten aan het publiek verstrek­ken tegen betaling van hele en halve munten. De munten worden uitsluitend verkocht via de muntenkas­sa’s van de organisatie.
    2. De organisatie geeft vooraf aan de cateraar door hoe de munt eruitziet die zij mogen aannemen. Andere dan deze munten worden niet door This is Life Music Group in ontvangst genomen en vertegenwoordigen dus geen waarde op het evenement.
    3. Munten blijven eigendom van organisatie.
    4. In geval van cashless zal cateraar haar producten aan het publiek verstrekken tegen pinbetaling. Dit gebeurt enkel via de door organisatie aangeleverde terminal.
    5. Cateraar verklaard hierbij geen contant geld aan te nemen. Het is de cateraar verboden om ontvangen munten opnieuw in omloop te brengen. Het is de cateraar tevens verboden om het personeel in munten uit te betalen. 
    6. Indien cateraar deze bepalingen niet naleeft heeft de organisatie het recht een direct opeisbare boete op te leggen van €1000,-, zegge duizend euro. Daarnaast riskeert cateraar directe uitsluiting van evenement en eventuele nog te komen evenementen. De kosten van de door cateraar veroorzaakte schade jegens organisatie komen voor rekening van de cateraar.
  1. OMZET
    1. De ingenomen munten door cateraar worden geteld door middel van weging. Na einde evenement(dag) dient de cateraar de ingenomen munten te laten wegen door een vertegenwoordiger van organisatie in het bijzijn van een vertegenwoordiger van de cateraar.
    2. De vertegenwoordiger van de organisatie stelt een formulier op met gewogen muntaantallen, die door beide partijen meteen na weging van de munten wordt getekend. Hierop is voor beide partijen vastgelegd hoeveel munten door de cateraar zijn ingeleverd. De cateraar ontvangt een kopie van dit formulier.
    3. Cateraars met meerdere locaties dienen de munten per locatie te wegen; het is dus niet toegestaan munten van diverse verkooplocaties samen te voegen. Daarnaast dient cateraar bij meerdaagse evenementen de ingenomen munten per dag te laten wegen.
    4. Na weging worden de munten door organisatie ingenomen.
    5. Indien de organisatie werkt met een cashless systeem zal de omzet de dag na het event, vanaf 11:00uur online zichtbaar zijn voor de cateraar.
    6. Voor afhandeling van de door cateraar gedraaide omzet stelt This is Life Music Group een zogeheten credit factuur op. Op deze factuur brengt organisatie meteen de verschuldigde afdracht en/ of vaste kosten in mindering.
    7. This is Life Music Group streeft ernaar binnen twee weken de gemaakte credit te voldoen.

Het annuleren van de verkoopplek kan alleen in overleg met de organisatie. Eenzijdige annulering door cateraar kan alleen wanneer er sprake is van overmacht (force majeure). Onder overmacht in deze bepaling valt enkel een niet voorzienbaar overheidsbevel. Indien er geen sprake is van overmacht heeft de organisatie het recht een direct opeisbare boete op te leggen van €2500,-, zegge tweeduizend vijfhonderd euro.